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Em busca de inovação em seus processos e alternativas para melhoria da eficiência operacional, a Fundação Forluminas de Seguridade Social (Forluz) adotou o Portal de Governança, da Atlas Governance.

A ferramenta possui uma série de funcionalidades para gestão e organização de toda a rotina dos órgãos estatutários, comitês e grupos de trabalho, que vão desde o agendamento das reuniões até o controle das deliberações, votações e registros de atas.

A implantação da solução foi uma iniciativa da área de Compliance e Governança. Cíntia Dias, analista do setor, explica que o intuito era padronizar o procedimento das reuniões dos órgãos estatutários, além de guardar documentos e informações em um único ambiente, construindo um histórico seguro e acessível.

Na Atlas Governance, os usuários conseguem disponibilizar e consultar a documentação referente aos temas em debate, além de deixarem comentários e registrarem votos. Ela enfatiza que o Portal possibilita as mesmas condições para a realização de reuniões presenciais ou virtuais, com todos os dados disponíveis em todas as plataformas.

O primeiro órgão a utilizar a ferramenta foi o Comitê de Investimentos, em reunião realizada no mês de janeiro. Desde então, a Diretoria Executiva, o Conselho Fiscal, o Comitê de ALM, Comitê de Auditoria e grupos de trabalho da Entidade também adotaram a tecnologia.

“O Portal foi desenvolvido para atender às diretrizes do manual de Governança Corporativa do IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), de equidade, transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Além disso, todo o conteúdo é criptografado e temos a garantia de confidencialidade das informações, prezando pela segurança”, pontua Manuela Relvinhas, assistente da gerência de Compliance e Governança.

“A equipe da Forluz solicitou pequenas customizações, que foram implementadas pela Atlas Governance para que o sistema estivesse alinhado aos procedimentos internos’, acrescenta Manuela Relvinhas.

“Desde o primeiro dia de uso do Portal, sabíamos que o desafio seria grande, já que a meta da Forluz era centralizar todas as informações e decisões dos seus órgãos estatutários, comitês e grupos de trabalho dentro do sistema. A intenção de garantir processos mais transparentes e organizados para a Governança fez com que os membros da empresa aprendessem sobre o sistema em sua totalidade, e permitiu que eles se tornassem nossos parceiros, contribuindo com sugestões de melhorias para o Portal”, comenta Renata Baptista, Customer Success da Atlas Governance.

Tendência digital avança – A experiência bem-sucedida da Forluz com o Portal de Governança foi apresentada pelo diretor de Seguridade e Gestão, Thiago Gonçalves, durante a reunião do Colégio de Coordenadores da Comissão de Planos Previdenciários da Abrapp (Associação Brasileira das Entidades Fechadas de Previdência Complementar) e despertou o interesse da Conecta Soluções Associativas. Com isso, a empresa fechou uma parceria com a Atlas Governance, para que o software ganhasse espaço em outras entidades.

Para Gonçalves, a ferramenta é um avanço relevante para todo o sistema, que visa se reinventar. “Representa uma desburocratização, uma vez que eliminamos um grande volume de papel e ganhamos em agilidade para as reuniões”.

Ele afirma ainda que a tendência de automatizar processos e investir em tecnologia é algo que precisa ser incorporado pelos profissionais dos fundos de pensão. “É uma mudança de postura e cultura que ainda está sendo assimilada. Ferramentas como esta são muito adequadas às necessidades atuais do sistema, mas as pessoas também precisam estar abertas para assimilarem este movimento”, pondera.

Fundada em 1971 pela então Companhia Força e Luz de Minas Gerais, posteriormente adquirida pela Cemig, a Forluz é o maior fundo de pensão de Minas Gerais, um importante instrumento da política de recursos humanos da Cemig e suas subsidiárias.

Entidade sem fins lucrativos, é mantida por contribuições das empresas patrocinadoras de seus planos e dos seus empregados e destaca-se como pioneira entre as instituições que buscam preparar o participante para tomar decisões que colaborem para um futuro financeiro saudável.

Hoje, a Fundação possui cerca de 22 mil participantes e seu principal objetivo é oferecer proteção social a cada um deles, bem como às suas famílias, através do pagamento de complementação de aposentadorias. (Da Redação)