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Com a crise instalada no mundo inteiro, o isolamento social foi imposto como forma de conter a disseminação do Covid-19. Da noite para o dia, milhares de empresas em todo o País tiveram que migrar para o trabalho remoto e implementar o home office para um número elevado de colaboradores.

Até o final do ano passado, segundo dados do IBGE, menos de 5% da população economicamente ativa realizava o modelo de trabalho. No entanto, esse número atualmente chegou a atingir cerca de 95% dos colaboradores de várias empresas, exceto àquelas de serviços essenciais ou as que as condições do trabalho não permitem o home office.

O CEO da Alctel, Sérgio Lima, que conta com uma equipe de 150 colaboradores, diz, orgulhoso, que tem canal de comunicação direta com eles, o que permite, principalmente em momentos de isolamento, que a empresa continue a atuar de forma eficiente.

Nas últimas semanas, a Alctel – empresa mineira que atua há 22 anos no mercado de tecnologia da informação e comunicação com sede em Belo Horizonte e filiais em São Paulo e Rio de Janeiro – aumentou em mais de 70% seu atendimento aos clientes para garantir que eles se adequassem tecnologicamente ao modelo de home office.

Para ele, após a crise do coronavírus, o home office será uma opção de flexibilidade para as empresas e elas vão perceber os benefícios para ambos os lados. Confira, abaixo, a entrevista com o CEO na íntegra.

Sérgio Lima, sócio-fundador e CEO da Alctel | Crédito: Gabriel Mesquita

Com a pandemia do coronavírus e a necessidade de isolamento social, muitas empresas tiveram que mandar seus colaboradores trabalharem diretamente de casa. As empresas estavam preparadas para esse movimento?
Certamente que a maioria das empresas não estava preparada. E os dois principais motivos são a falta de uma cultura home office na empresa e a necessidade de readequação das soluções tecnológicas e ferramentas de TI que envolvem toda a estrutura necessária para que o colaborador execute as suas atividades laborais em casa.
Em geral, empresas de médio e pequeno portes, exceto as de TI, não têm nenhuma cultura do home office, por mais que elas conheçam as tecnologias possíveis, elas não têm essas tecnologias contratadas e disponíveis. Foi preciso correr atrás disso neste curto espaço de tempo.
Empresas de grande porte até tinham as ferramentas, mas limitadas a uma pequena quantidade de pessoas e agora explodiu a necessidade. Nestes casos, essas empresas precisaram fazer a adequação. Aumentar a sua capacidade de ferramentas, de licenças para possibilitar esse tipo de trabalho. O que aconteceu foi que uma empresa que trabalhava com 5% a 10% do seu quadro laboral em home office de uma hora para outra teve que deixar 95% do seu efetivo em casa.

A Alctel está tendo muito trabalho com essa nova demanda? Como vocês têm auxiliado os seus clientes?
Neste momento tão crucial e difícil para todo mundo e para as empresas, a Alctel não tem medido esforços para resolver os problemas dos clientes. Mesmo com toda nossa equipe em casa, estamos trabalhando muito para atender a demanda de cada cliente, com suas necessidades específicas. Primeiro é preciso entender bem o que é essencial para cada empresa estar tranquila em relação às soluções tecnológicas para deixar seu pessoal em home office. Somente nos últimos dias, o nosso atendimento aumentou em cerca de 70%.

Alguns clientes nos procuraram logo após a necessidade de isolamento e também temos feito algumas ações de marketing digital para mostrar aos clientes que temos essa capacidade de ajudar. Temos um portfólio com inúmeras soluções tecnológicas aplicáveis ao home office e também, é claro, estamos personalizando e fazendo as adequações, os ajustes e configurações necessárias à demanda dos clientes. É uma customização do serviço para possibilitar que o colaborador use as mesmas ferramentas que ele já estava acostumado a usar dentro da empresa e agora passe a utilizar fora da rede em sua casa.

Quais são as ferramentas tecnológicas básicas mais essenciais para um trabalho em home office?
Além de máquinas e um bom acesso à internet (apenas esses dois não são do escopo da Alctel), uma empresa vai precisar de algumas ferramentas tecnológicas que estão na nossa linha de atuação. Uma delas é o VPN (Virtual Private Network). Ele é um software que permite que a pessoa que está na casa dela possa entrar na rede da empresa.

Outra solução essencial são as Unified Commucations (Comunicações Unificadas). São ferramentas indispensáveis para estabelecer a comunicação com outras pessoas, ou seja, outros colaboradores ou público externo. Exemplos: ramal telefônico em um software no computador; videoconferências, chats. Dessa maneira os colaboradores podem realizar a comunicação por voz, texto, vídeo e também podem realizar facilmente a transferência de artigos.

Existe uma solução específica que é a de contact center. Não é para o colaborador de escritório. Ela é específica para a área de atendimento ao cliente, que são as centrais de telemarketing. Algumas empresas possuem 50, 100, 200, 500 pessoas só para fazer o atendimento ao cliente final por telefone, e-mail, chat e em diversos canais, a depender da empresa e do canal que cada uma adote.

Quem trabalha em home office diz que um dos maiores desafios é o isolamento dos colegas e até do que acontece em uma empresa. Como resolver esse problema utilizando a tecnologia? Quais são as ferramentas?
Essa sensação de isolamento, muitas vezes percebida por uma falta de cultura home office, pode ser mais facilmente resolvida com a tecnologia. O home office não precisa ser um isolamento laboral. A tecnologia certa pode ajudar a reduzir os impactos culturais e a promover a aproximação entre as pessoas mesmo cada uma em sua casa.

As soluções de comunicação unificadas possibilitam que o colaborador em casa tenha contato direto a qualquer momento com os outros colegas de trabalho. É como se fosse um WhatsApp, mas com todas as pessoas da sua equipe de trabalho. Tem aí o lado psicológico também. O colaborador quer ter a sensação de pertencimento e de que ele está ali trabalhando em grupo, mesmo estando longe do serviço.

Essas ferramentas dão o status de presença de cada colaborador. É possível saber se o colaborador está on-line, se ele está fora, se está em reunião, se ele deixou o computador, mas está via smartphone acessando um aplicativo. Podemos ver as pessoas, onde estão, se podem falar ou não. Elas podem, inclusive, acionar qualquer uma outra pessoa por chat de uma forma espontânea, ou mesmo por vídeo chamada. Para muitos, a comunicação visual é muito importante para manter o clima de trabalho organizacional.

As ferramentas ajudam realmente nesta sensação de aproximação. A vídeo conferência talvez seja a principal, principalmente para o colaborador que não tenha a cultura do home office. Ele quer enxergar o outro, olhar no olho.

Qual é o papel da comunicação então no trabalho remoto? Ele é um desafio para as empresas em geral?
É comum que dentro da empresa as pessoas se comunicarem mais porque tem o boca a boca da hora do café, no corredor e nas salas de reunião. Com o trabalho remoto a tecnologia tem que entrar em cena para interagir a equipe, mas é preciso estimular a comunicação e criar a cultura da conectividade. É possível estabelecer uma rotina de conversas diárias on-line através de uma gestão eficiente.

Outro ponto importante é manter canais de comunicação abertos entre toda a equipe, inclusive com os gestores e até da diretoria. Isso vai depender da política de cada empresa. Na Alctel, por exemplo, muito antes dessa necessidade geral de home office, já tínhamos uma facilidade muito grande de acesso a todas as pessoas, inclusive à diretoria. A comunicação é aberta em todos os níveis e em todos os setores. Manter a comunicação com a diretoria, mostrar o que está sendo feito, quais ações estão sendo tomados, entre outros, é essencial para a integração da equipe.

O nosso endomarketing é responsável por divulgar diariamente o que está acontecendo na empresa, nas nossas redes sociais, entre outros. Um outro canal é o WhatsApp. Temos alguns grupos que são oficiais da empresa e em que são tratados assuntos de todos os tipos. Essas ferramentas de comunicação são capazes de acionar qualquer pessoa da empresa a qualquer momento.

Quais empresas estavam preparadas para o home office? De quais setores?
As empresas de tecnologia são as mais preparadas para esse movimento. No entanto, temos alguns segmentos que sentiram menos as dificuldades de mandar 90% da força de trabalho para casa. Entre os serviços estão os bancos, empresas de consultorias, escritórios de advocacia e de contabilidade. Mas a grande maioria das empresas no Brasil não estava preparada para o home office – nem tecnologicamente nem culturalmente.

Os segmentos mais complicados para se adequar são os do comércio, indústria e construção civil, que estão diretamente ligados ao trabalho físico ou às portas abertas com o público.

Muitos estudiosos acreditam que depois de passada a fase da pandemia teremos uma nova forma de trabalho e que as empresas vão perceber a necessidade do home office. Como você avalia isso?
Não será uma virada de chave tão brusca do dia para noite, mas aos poucos os dois lados vão perceber que o home office é uma ferramenta de flexibilidade que pode ser muito boa tanto para o empregador quanto para o funcionário. E aí temos vários fatores, não somente da economia em gastos com aluguéis de salas, vales-transportes, vale-combustível, mas também com os benefícios para o colaborador como a qualidade de vida, a redução do tempo de deslocamento e em muitos casos o aumento da produtividade.

Os próprios colaboradores vão perceber que o trabalho remoto é uma alternativa saudável. Se houver um nível de comprometimento, de engajamento pela causa da empresa, não deve ser problema, pelo contrário, os níveis de satisfação e produção devem aumentar.

Talvez a grande questão que se imponha para garantir a tranquilidade de ambos os lados seja a necessidade de estabelecer uma forma de medir essa produtividade que até então era realizada mais no olho a olho. Teremos que criar outros artifícios para fazer esse tipo de medição. A grande preocupação do dono, do empreendedor, é se o trabalhador remoto estará rendendo do mesmo jeito que ele renderia se estivesse dentro da empresa.

No contexto que estamos agora, de crise de coronavírus, a pandemia tem forçado o uso da tecnologia. A crise está empurrando a transformação digital das empresas. (Da Redação)