Canal de denúncias nas empresas: o que é e como funciona?

Ferramenta fundamental para evitar situações prejudiciais no ambiente de trabalho e identificar problemas que representam riscos para a empresa, o canal de denúncias é um importante aliado no combate ao assédio e outras formas de violência nas corporações. O recurso permite que a organização defina regras de conduta e ética, além de manter um meio de comunicação aberto para receber relatos de diversos tipos de irregularidades.

O canal de denúncias deve garantir total anonimato aos denunciantes e segurança para os colaboradores e pode ser implementado por meio de plataformas ou centrais telefônicas que vão receber e registrar as informações. O portal de comunicação deve estar disponível para qualquer colaborador, fornecedor ou parceiro de negócios com o objetivo de receber relatos de situações de assédio, discriminação, corrupção, entre outras.

O especialista em compliance e sócio da S2 Consultoria, Renato Santos, relata que, muitas vezes, as denúncias são desconhecidas pela gestão corporativa. “O canal de denúncias representa um instrumento democrático, uma vez que garante que toda a comunicação seja feita de maneira segura e confidencial. Dessa maneira, os funcionários podem denunciar irregularidades, sem medo de perderem o emprego ou serem impactados negativamente com outras consequências”, explica.

Atualmente, há dois tipos principais de canais de denúncias. O canal de denúncias interno que é criado e gerenciado pela própria organização, por uma equipe interna que realiza os processos de recebimento e tratamento das denúncias. E o canal de denúncias externo, composto por plataformas desenvolvidas por companhias especializadas nesse tipo de atividade, sendo um serviço terceirizado.

Por que implementar um canal de denúncias

Além de incentivar os profissionais a relatarem comportamentos inadequados na rotina da empresa, a adoção dos canais de denúncias também desempenha um papel fundamental na cultura ética da organização, uma vez que reforça a importância das condutas corretas no cotidiano de trabalho.

Renato Santos avalia que são diversas as razões que levam as companhias a implementarem um canal de denúncias e pontua algumas das vantagens do uso da ferramenta. “O canal de denúncias é a melhor alternativa para atender aos requisitos legais e regulatórios impostos às empresas. Assim, é possível se prevenir de processos trabalhistas e ações judiciais, que podem afetar significativamente o crescimento do negócio. Lembrando que, após a comunicação dos casos, a gestão pode iniciar uma investigação e tomar as medidas necessárias para remediar a situação”, comenta.

Dicas para implementar um canal de denúncias na sua empresa

O canal de denúncias pode funcionar por meio de telefone, e-mail, sistema próprio ou outras formas de comunicação. O importante é que aconteça o encaminhamento das denúncias para um comitê de ética ou ouvidoria. O investimento em um sistema especializado de canal de denúncias garante o sigilo necessário das informações durante todas as etapas da apuração dos casos irregulares.

Após a decisão da gestão empresarial por implementar o canal de denúncias interno é necessário reunir uma equipe específica e capacitada para lidar com as atividades. Nesse caso, os profissionais precisam atuar com o máximo de rigor, controle e análise sobre os processos de investigação.

“Sem dúvidas, o canal de denúncias é um instrumento imprescindível para manter uma cultura ética nas empresas. A ferramenta incentiva boas práticas e pode representar um importante diferencial competitivo para o negócio, oferecendo bem-estar para os colaboradores e mais confiabilidade para a corporação”, afirma o especialista em compliance.

Características de um canal de denúncias eficiente

Algumas características básicas demonstram a eficiência de uma boa solução de canal de denúncias. A ferramenta deve permitir que a companhia desenvolva ações corretivas e preventivas, fortalecendo a cultura ética e o compliance.

Para atender os requisitos regulatórios e as boas práticas de governança, é preciso que estejam atentos a alguns pontos no momento de escolher a plataforma para o negócio.

Confiabilidade e especialização

Priorizar o grau de expertise do fornecedor e empregar boas técnicas e metodologias no canal de denúncias.

Segurança das informações

Adotar práticas e padrões internacionais de segurança na infraestrutura, como garantia de anonimato e confidencialidade dos dados.

Capacitação dos investigadores

A equipe de suporte deve agir de maneira ética e profissional, além de desenvolver uma condução que se adeque à apuração das denúncias.

Gestão de casos

O canal de denúncias deve simplificar as atividades a ponto de permitir que a empresa mantenha o foco na resolução dos casos.

Suporte

O fornecedor deve prestar consultoria na implementação, estruturação e treinamento, de modo que se adequem ao contexto do negócio.

10 benefícios de um canal de denúncias eficaz

Além de garantir a adequação da legislação, ter um canal de denúncias na empresa oferece também benefícios na rotina de trabalho.

• Ajuda a combater fraudes
• Garante mais transparência para a empresa, gerando confiabilidade para funcionários, parceiros de negócios e investidores
• Evita riscos e danos à reputação e imagem da companhia
• Impede que as situações irregulares evoluam e criem um clima organizacional hostil
• Reduz perdas financeiras com demissões, afastamentos, multas e processos judiciais
• Previne ocorrências de fraude, suborno, assédio, corrupção e outros, no ambiente corporativo
• Contribui para uma cultura organizacional aberta ao diálogo e que incentiva constantemente os colaboradores
• Ajuda a manter os profissionais alinhados às diretrizes de ética, estimulando o cumprimento das normas internas
• Melhora o relacionamento entre funcionários, gestores e líderes
• Gera vantagem competitiva para a empresa