Segunda fase do sistema começa em 10 de outubro

A segunda etapa de entrega de informações do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para empresas que faturaram em 2016 até R$ 78 milhões começará em outubro. A partir do próximo dia 10, os empregadores deverão fornecer informações relativas a seus trabalhadores.

Porém, as microempresas, as empresas de pequeno porte e o microempreendedor individual MEI) poderão optar por enviar os eventos iniciais e os não periódicos de forma cumulativa em 1º de novembro de 2018. Essa opção não caracteriza prorrogação de prazo, mas sim uma opção concedida pelo Comitê Diretivo do eSocial.

Caso escolham esta opção, estes contribuintes – microempresas (ME), empresa de pequeno porte (EPP) e MEI – enviarão os eventos relativos às 1ª e 2ª fases juntamente com os eventos integrantes da 3ª fase em 1º de novembro. Contudo, é bom lembrar que o envio de forma cumulativa irá retratar todas as ocorrências desde julho de 2018.

Para ajudar as empresas que se encaixam nesta categoria a ficarem em conformidade, a Sage, líder de mercado em soluções de gestão na nuvem, revela os pontos de atenção que devem ser levados em consideração.

“Acreditamos que o maior desafio para os empregadores é o impacto cultural, pois o eSocial vai exigir o fiel cumprimento das normas trabalhistas, previdenciárias e fiscais e irá fiscalizar todos os prazos impostos pela legislação”, afirma Milena Santos, gerente de conteúdo legal e regulatório da Sage Brasil.

“Dentre todas as atribuições da empresa, a mais importante e de maior dificuldade diz respeito a mudança da cultura dos colaboradores. As mudanças não ocorrem de forma rápida, da noite para o dia. Para mudar a cultura de anos e anos de trabalho, suprimir vícios adquiridos na rotina administrativa, eliminar descuidos já incorporados no dia a dia, a empresa precisa de tempo, mudança de atitude e preparação”, salienta Santos.

Além disso, identificar a necessidade de capacitação dos colaboradores é também essencial. Capacitar gestores e colaboradores, mediante reciclagem dos seus conhecimentos relativos às legislações trabalhista e previdenciária é fundamental, pois o colaborador que irá inserir os dados nos eventos do eSocial deve conhecer amplamente a legislação para evitar prejuízos para a empresa.

Congestionamento – “Para uma implantação eficiente, o ideal é conhecer as configurações de preenchimentos técnicos e se adiantar nas entregas a fim de evitar o congestionamento de informações nos últimos dias”, conclui a executiva.

A qualificação cadastral do trabalhador é de suma importância no eSocial. Os colaboradores serão identificados, obrigatoriamente, por meio do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e do Número de Identificação Social (NIS), exceto o estagiário que será identificado apenas pelo CPF. O trio de informações CPF x NIS x data de nascimento deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis), e será validado no ato da transmissão do evento.

Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não-periódicos respeita as regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, como no caso da admissão e do acidente de trabalho ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, como na situação do desligamento.

O campo do CPF dos dependentes é de preenchimento obrigatório se os dependentes tiverem idade igual ou superior a 12 anos. Não poderá ocorrer mais de um dependente com o mesmo número de CPF.

Para evitar transtornos futuros, todas as informações relativas aos documentos do trabalhador, como carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), NIS, registros de nascimento, casamento, de estrangeiros e etc., devem estar sempre atualizadas. Além disso, mudança de dados, como nome por motivos de casamento, separação, ou mudança de função, devem sempre ser atualizados nos cadastros sob pena de constar irregularidades relacionadas ao colaborador.