O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) já doou este ano à Associação dos Catadores de Papelão e Material Reaproveitável (Asmare) 173 toneladas de papel, resultado da eliminação de processos.

O montante doado representou o descarte, pelo Judiciário mineiro, de 805.523 processos concluídos, de uma meta de 1,2 milhão para 2019. Desse total eliminado até agora, cerca de 74% foram de processos coletados no interior.

Do início desta gestão, em 1º de julho de 2018, até o último dia 31 de agosto, já são mais de 1,7 milhão de processos descartados pelo TJMG. A meta, até 30 de junho de 2020, é eliminar cerca de 2,7 milhões de processos.

“O plano de eliminação de processos é indispensável para uma gestão documental eficaz na instituição, sendo uma das iniciativas estratégicas do Tribunal mineiro”, destaca a desembargadora Áurea Brasil, 2ª vice-presidente do TJMG.

Para a desembargadora Áurea Brasil o volume de processos acumulados levaram à necessidade da iniciativa | Crédito: Renata Caldeira/TJMG

Superintendente da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), a magistrada explica que a iniciativa tornou-se especialmente necessária diante do crescimento da massa documental acumulada.

“Além de otimizar os espaços destinados aos arquivos judiciais em toda Minas Gerais, a medida representa uma economia de recursos com aluguel de espaço para armazenamento do acervo e com terceirização de guarda”, afirma a desembargadora.

Acervos do interior

A servidora da Gerência de Arquivo e Tratamento da Informação Documental (Gearq), Daniela Castro, ressalta que cada retirada de processos para a comarca gera a média de três anos e quatro meses de espaço para futuros arquivamentos, melhorando o ambiente de trabalho.

“Nas comarcas, os benefícios ultrapassam a questão da organização do espaço, impactando também a qualidade de vida dos servidores”, comenta a gerente.

Segundo Daniela Castro, os acervos no interior já vêm sendo reduzidos em função da expansão do Processo Judicial eletrônico (PJe), mas s eliminação dos autos ainda é muito importante para as comarcas.

A servidora explica que 100% das comarcas receberam orientação sobre eliminação de documentos administrativos e judiciais, sendo que 107 delas tiveram intervenção in loco para orientações diversas e treinamento sobre o tema.

“Além disso, 15 comarcas tiveram orientações especiais que dizem respeito à destinação de material eliminado, documentos arquivísticos danificados por água, reorganização do leiaute do arquivo, acesso ao acervo documental e adequações estruturais”, conta.

Eliminação sustentável

Tendo em vista o compromisso do Judiciário mineiro com o descarte sustentável do material, como ganho adicional, e não menos importante, está o encaminhamento dos processos à Asmare, para reciclagem.

Com a medida, o TJMG contribui para a preservação ambiental e para a redução de lixo, já que a reciclagem permite a reinserção, na cadeia de consumo, dos papéis usados, sem a necessidade de extração de mais recursos naturais para a produção de novos.

A vice-presidente da Asmare, Geralda Marçal, declara que as doações, de fato, representam muito para os catadores. “Esse papel é dinheiro e aqui ele vira trabalho e renda para as pessoas. É preciso gerar emprego para quem está na rua. Como uma pessoa desempregada vai levar o pão pra casa? Com os papéis, é possível sobreviver”, declara.

Os processos doados à Asmare são triturados de maneira que não seja possível identificar informações do documento. A trituração dos autos é acompanhada, até o fim, por um profissional do TJMG.

Gestão documental

O plano de eliminação documental do TJMG é construído a partir de uma ampla avaliação dos processos judiciais do acervo documental gerido pela Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged).

Para que um processo seja eliminado, ele precisa ser incluído nos editais de ciência de eliminação de documentos, publicados periodicamente pelo TJMG. Neste ano, já foram publicados 15 editais dessa natureza e outros três deverão ser publicados até o final do ano, segundo Daniela Castro.

Os editais trazem a lista de processos que deverão ser eliminados, retirando-se da rotina de descarte aqueles cuja guarda particular for solicitada por interessados. As partes e advogados que desejarem guardá-los têm prazos estipulados para se manifestarem. Os processos que não são solicitados são eliminados.

A preparação e a publicação dos editais de ciência da eliminação, contendo listas de eliminação de autos, seguem classes definidas pela Comissão Técnica de Avaliação Documental (Ctad). Tudo é feito dentro de critérios de temporalidade estabelecidos pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) do TJMG.

Os critérios de eliminação estabelecem prazos mínimos de tempo da baixa definitiva dos processos, para que possam ser eliminados. Autos de execução fiscal devem ter sido baixados há pelo menos cinco anos, por exemplo.

Com a divulgação da listagem dos processos a serem eliminados, é aberto um prazo para que as partes e advogados interessados possam resgatá-los.

Os editais estabelecem que, havendo mais de um requerimento, os autos originais serão entregues ao primeiro requerente, ficando os demais com cópias. (Com informações do TJMG)