Automação dinamiza pagamento de bolsas pela Fapemig

A automação tem sido uma ferramenta usada para agilizar o pagamento de bolsas da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais (Fapemig). Há cerca de um ano os robôs de automação entraram em cena para realizar uma mudança que transformou a qualidade do sistema de pagamento dos benefícios, realizando o registro de dados cadastrais dos bolsistas, bem como empenhos, liquidações e ordens de pagamentos das bolsas.

Anteriormente, o processo era intermediado pelo cartão BB Pesquisa, que foi substituído pelo depósito direto na conta corrente do beneficiário. A decisão foi tomada a partir da experiência com o uso do cartão, considerando relatos e demandas da comunidade acadêmica. 

Segundo a Gerência de Contabilidade e Finanças da Fapemig, a automatização dos pagamentos das bolsas pela ferramenta Power Automate permitiu o registro de forma automatizada de 8.732 cadastros de pessoas físicas (bolsistas) no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federa (SIAFI), além de 45.177 empenhos/reforços de empenho, 135.531 liquidações e 44.684 ordens de pagamento, que totalizaram mais de R$ 57 milhões pagos em bolsas no período entre novembro de 2022 e junho de 2023.

O presidente da Fapemig, Paulo Sérgio Lacerda Beirão, avalia que a automação aplicada facilita o processo de pagamento e aumenta a segurança e a transparência. “Hoje temos conseguido fazer esse depósito na conta para mais de cinco mil bolsistas dentro de um prazo máximo de sete dias úteis (temos mantido um prazo de cinco dias úteis)”, afirma. Ele reforça que, para que o sistema funcione perfeitamente, é preciso que o corpo técnico trabalhe de forma dedicada, além da colaboração das instituições para realizar o ateste de frequência dos bolsistas dentro do prazo estabelecido e dos próprios beneficiados, fornecendo informações bancárias corretamente.

Entre os desafios observados antes da automatização do processo, estão atrasos de pagamento, alto valor de taxa operacional e uma volumosa prestação de contas para a Fundação. A diretora de Planejamento, Gestão e Finanças da Fapemig, Camila Pereira de Oliveira Ribeiro, explica que a automação do pagamento das bolsas dá a celeridade e certeza de que o pagamento das bolsas é feito no 5° dia útil. 

Para o bolsista Uilmer Rodrigues Xavier da Cruz, do Programa de Doutorado em Geografia da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG), a garantia da data de liberação do benefício ajuda no planejamento das contas pessoais. “No quinto dia útil, o dinheiro sempre está na conta. A Fapemig tratou os bolsistas de uma forma muito mais responsável e séria; É muito bom estudar com tranquilidade, sabendo que é só estudar e produzir e o dinheiro estará ali”, afirma.

Thamara Rosa Pedro, estudante de Ciências Sociais na Universidade Federal de Viçosa (UFV) é bolsista de iniciação científica. Ela ressalta que a automação do pagamento da bolsa também simplificou a realização de transações sem a necessidade de comparecer presencialmente ao banco. “Em um mundo moderno, onde utilizamos recursos como o PIX e realizamos a maioria das transações por meio de aplicativos, o Cartão BB Pesquisa se tornou frustrante de certa forma. A substituição desse cartão representou uma melhoria significativa na experiência bancária, tornando-a mais conveniente e alinhada com as inovações tecnológicas contemporâneas”, avalia.

Para tirar dúvidas e orientar sobre os dados cadastrais ou bolsas de cotas, a chefe do Departamento Financeiro da Fapemig, Luciana Barbosa Dias, conta que foi criado um canal de comunicação pelo Whatsapp paralelamente ao Fale Conosco, hoje o canal oficial de comunicação da Fundação com o público externo. “Nunca perdemos nenhum prazo. Todas as bolsas foram recebidas até o quinto dia útil, algumas vezes até conseguimos antecipar”, comenta Luciana Barbosa Dias.