Gastos corporativos: estudo analisou despesas de 750 empresas

A Sankhya, uma das principais desenvolvedoras de software de Gestão Empresarial (ERP/EIP) do País, em parceria com a Espresso, plataforma de gestão de despesas corporativas, anuncia o Panorama sobre Gestão dos Gastos Corporativos. O estudo analisou mais de R$ 310 milhões em despesas, abrangendo mais de 3 milhões de transações financeiras em cerca de 750 empresas, de todos os portes, localizadas nas cinco regiões do país. As principais conclusões são que os gastos corporativos e as tentativas de fraudes em despesas a serem ressarcidas aumentaram em 2023.

O levantamento mostra que alimentação (36,75%), transporte (28,79%), KM rodado (18,3%), outros (12,53%) e hospedagem (3,87%) são as categorias de despesas mais utilizadas pelas organizações. Entretanto, o maior volume de despesas registradas é em transporte, totalizando R$ 136 milhões contra R$ 70 milhões em alimentação. Analisando os centros de custos, o setor comercial é o que mais se destaca, representando 59% do total, seguido pelas áreas administrativo (17,78%) e marketing (9,76%).

“Esses dados fornecem uma visão abrangente do cenário atual da gestão dos gastos corporativos no Brasil. O objetivo é destacar as tendências, desafios e oportunidades para as empresas melhorarem seus processos, internos e externos, além de suas estratégias financeiras. Esses fatores, certamente, otimizarão tempo e recursos, impactando os resultados das empresas”, comenta a Diretora de Pessoas e Cultura da Sankhya, Mariá Menezes.

Em relação à média diária de gastos com alimentação, o valor foi de (R$ 77,31) em 2023. Considerando as capitais de cada estado, o ranking com as cidades que mais gastam com alimentação foram, respectivamente, Rio de Janeiro (R$ 60,16), Vitória (R$ 54,93) São Paulo e Belo Horizonte (R$ 54,47).

“É interessante entender que os valores de quase todos os tipos de despesas variam bastante conforme as regiões. No caso da alimentação, por exemplo, o preço da refeição está relacionado ao custo de vida de uma determinada cidade. Portanto, é importante levar em consideração todas essas variáveis na hora de criar as políticas de reembolso”, afirma o Co-Founder do Espresso, Fábio Antunes.

Quanto aos processos de pagamentos, 66,97% optaram por reembolsar os colaboradores, enquanto 33,62% escolheram realizar adiantamentos. A preferência de 80% dos respondentes foi quitar os débitos em dinheiro, enquanto 19% escolheram fazer por meio de cartões de crédito. Em média, as companhias levaram 14 dias para efetuarem o pagamento dos reembolsos e dedicaram 6 horas e 10 minutos para realização dessa tarefa.

Mariá Menezes ressalta que esses números indicam diferentes abordagens na gestão de despesas e refletem as estratégias corporativas adotadas. Além disso, a especialista avalia que isso pode ser visto como um ponto de atenção e possíveis melhorias na experiência dos funcionários.

Em relação às fraudes, houve um aumento significativo em 2023, com mais de 22 transações reprovadas, um crescimento superior a 6% em relação ao ano anterior. Essas despesas reprovadas totalizaram mais de R$ 4,4 milhões, um valor 59% maior em relação a 2022. A inteligência artificial desempenhou um papel fundamental na identificação dessas fraudes, com 6.334 despesas relacionadas à compra de bebidas alcoólicas e 2.028 relacionadas ao tabaco. “Contar com IA na gestão de despesas vai além da detecção de fraudes e segurança nos processos. Ela consegue reduzir em até 80% o tempo gasto no controle dos gastos, o que tem ajudado as empresas aumentar sua eficiência operacional”, comenta Fábio Antunes.

“A presença da tecnologia será cada vez maior e mais importante na rotina daqueles que lidam com gestão empresarial. Sem dúvida, soluções de IA, machine learning ou mesmo de analytics terão um papel fundamental na evolução do setor”, finaliza Mariá Menezes.