Reuniões improdutivas até quando?

Quem nunca participou de uma reunião improdutiva, que jogue a primeira pedra. E vamos combinar: é péssimo quando isso ocorre; não é verdade? As reuniões – sejam presenciais, sejam as realizadas de forma on-line – são uma ferramenta importante para qualquer negócio, pois possibilitam alinhar os objetivos e garantir que todos estejam na mesma sintonia e propósitos da organização.

No entanto, as reuniões devem ser pensadas para beneficiar os envolvidos, pois ninguém gosta de encontros improdutivos. Reclamamos, diariamente, da falta de tempo, mas será que temos consciência de que forma estamos empenhando nossas horas? Se pararmos para analisar o que fazemos durante o dia, vamos nos dar conta de que passamos a maior parte dele em reuniões. Se as empresas buscam cada vez mais aumentar a performance na entrega de seus resultados por meio das pessoas, é inconcebível pensar que milhares de colaboradores podem estar ocupando o seu tempo em algo que não trará retorno para si e para a organização.

Além disso, é provável que você concorde comigo em uma questão: em diversos casos, esse encontro poderia ser via e-mail. Com a facilidade de agendamento de reuniões on-line, se tornou possível agendar um compromisso atrás do outro, sem se preocupar em reservar salas ou com a pausa para o café. Se, de fato, tempo é dinheiro, alguém está pagando caro pela ineficiência e improdutividade dos funcionários em longas e inconclusivas reuniões.

Para ser proveitosa, uma reunião precisa de planejamento estratégico. Por isso, estabelecer limite de tempo, ter uma pauta clara dos assuntos que serão tratados e checar tudo o que será necessário – desde questões de tecnologia até materiais – são aspectos essenciais. E se a reunião for presencial, não se esqueça do ambiente, pois ele influenciará o resultado final do encontro. Uma reunião para construir um plano de marketing, por exemplo, pede um local apropriado para que as ideias fluam, como um espaço aberto e arejado, com quadro e papel onde os profissionais possam rascunhar ideias.

É também vital dar conhecimento prévio aos participantes, para que eles tenham tempo hábil para se prepararem, pois do contrário, poderão ser expostos de forma desnecessária, o que afeta inclusive o engajamento.

Cada vez mais a alta gestão das empresas está de olho nos profissionais improdutivos, pois isso instaura uma cultura ineficiente, morosa e pouco lucrativa. Somos pagos para entregar resultados e sermos não somente eficientes, mas também eficazes. Sendo assim, reuniões improdutivas também geram resultados ruins. Cabe aos profissionais de RH apoiar no processo de conscientização das lideranças, para que adotem boas práticas de gestão para se ter reuniões mais produtivas. Se “escada se lava de cima para baixo”, é preciso que esta transformação ocorra desde o board das companhias até os níveis iniciais, criando um ambiente empresarial mais ágil.

Aos poucos, é possível instaurar uma cultura de reuniões mais produtivas e até mesmo respeitosas. Afinal, se a agenda de alguém está sendo comprometida desnecessariamente, isso terá impactos negativos. Mas essa conta não pode ser apenas dos profissionais de Recursos Humanos. Se você participa de reuniões improdutivas, não há problema em dar um feedback ao seu líder quanto a isso e até quem sabe, apoiá-lo na construção de uma mudança colaborativa. Já sabemos que ninguém tem todas as respostas, nem mesmo as lideranças. Portanto, a prática da colaboração faz toda a diferença no contexto organizacional.

Importante lembrar que uma boa reunião está atrelada a uma comunicação eficiente de quem é o sponsor, ou seja, o líder da reunião. Ser claro, objetivo, conciso e direto é de vital importância, para manter os times bem alinhados quanto à estratégia da companhia e o que está sendo discutido, adaptando a sua linguagem aos diversos públicos, muitas vezes presentes, com idades, repertórios e objetivos. Uma das habilidades mais importantes hoje na nossa vida, seja no âmbito profissional, seja no pessoal, é a comunicação. Afinal, como melhor interagir com outras pessoas?

No ambiente corporativo, falhas na comunicação entre o gestor e a equipe podem gerar inúmeros problemas de entendimento e de execução de tarefas e projetos. Se a comunicação não flui, o resultado pode ser perda de tempo e de produtividade, o que gera prejuízos a todos. Cabe às lideranças comunicar e se certificar de que a mensagem foi compreendida. Uma coisa é certa: os colaboradores precisam de instruções precisas sobre suas tarefas, como executá-las em tempo hábil e, principalmente, saber o que é prioridade. Além disso, as gerações mais novas querem saber o porquê, ou seja, o motivo daquela atividade, ação ou projeto e como isso vai impactar no todo da empresa.

Comunicação fluida é algo que precisa ser adotado desde o presidente até o estagiário, seja em reuniões, seja no dia a dia do trabalho. Usualmente, os maiores problemas na empresa começam com erros de comunicação. Muitas pessoas deixam de prosperar pelo simples fato de não passarem credibilidade na comunicação. Sendo assim, em sua próxima reunião, fique atento quanto a essas dicas e mude o que for necessário periodicamente, pois profissionais de sucesso usualmente são exímios gestores de reuniões eficientes e eficazes.