Como gastar menos nas viagens a trabalho?

Organizar uma viagem a lazer pode ser trabalhoso, mas, quando se trata de uma viagem a trabalho, a complexidade aumenta consideravelmente. Uma viagem corporativa envolve processos adicionais, como autorizações para as escolhas de voo, hospedagem e demais serviços, além da prestação de contas.

Ainda assim, as pessoas querem fazer negócios presenciais, mesmo diante dos avanços digitais na comunicação adquiridos durante a pandemia. Atualmente, estima-se que 60% dos assentos em aeronaves são ocupados por viajantes a trabalho. Apesar dos custos, os encontros presenciais são vistos como mais estratégicos do que reuniões on-line.

Uma pesquisa conduzida pelo TRVL LAB, Laboratório de Inteligência de Mercado em Viagens, publicada em fevereiro, aponta que a maior parte das viagens a trabalho costuma ter duração de dois a três dias (42%,16%) e quatro a cinco dias (27,94%); e que o gasto médio diário, considerando transporte, hospedagem, alimentação e gastos extras, fica entre R$ 301 a R$ 500 (25,49%) e R$ 501 a R$ 1.000 (22,06%). Além disso, os maiores problemas sinalizados pelos viajantes, no momento da reserva, são: poucas opções dentro do orçamento disponibilizado pela empresa (28,92%), pouca flexibilidade (28,43%) e excesso de burocracia (27,94%).

A questão financeira é um dos pontos sensíveis na gestão de viagens corporativas, custosas para as empresas e nem sempre satisfatórias para os viajantes. Como ter um leque maior de opções para escolher a hospedagem, o transporte, a alimentação e outros serviços, gastando menos?

Hoje existem tecnologias que avançaram a ponto de cuidar da jornada do início ao fim, em um só lugar. São soluções que ampliam o número de opções expressivamente, pois somam os acordos realizados pelas empresas com as condições conquistadas pelas plataformas detentoras dessa tecnologia. 

Essa centralização não apenas facilita a tomada de decisões, mas também garante que se obtenham as melhores tarifas disponíveis, sem a necessidade de uma busca exaustiva em múltiplos sites. O que também resulta na redução de custos para as empresas e benefícios ligados à comodidade, segurança, transparência e autonomia para o viajante.

A burocracia, frequentemente citada como uma das maiores dores de cabeça nas viagens corporativas, pode ser eliminada por meio da digitalização. Automatizar processos como as aprovações de despesas em conformidade com as políticas corporativas elimina a necessidade de o viajante gastar  tempo e energia para guardar inúmeros recibos a cada novo compromisso. O tempo pode ser redirecionado para ações estratégicas, preparação de reuniões, eventos, encontros, ou mesmo para uma pausa para relaxar entre as tarefas.