Como adotar uma jornada de digitalização

Carlos Alberto Ferraiuolo Jr *

Curiosamente, quando se pensa em transformação digital, o que nos vem à mente em primeiro lugar são robôs, sensores e máquinas conectadas. Mas nem sempre nos damos conta de que essa jornada de digitalização deve ter como base uma eficiente estratégia de gestão documental para que todos os dados provenientes de diversas fontes possam ser transformados em inteligência.

Muitas empresas ainda não gerenciam seus processos documentais com eficiência e lidam com documentos duplicados ou triplicados, consumo excessivo de papel e processos ineficientes. E como cada vez geramos mais e mais dados, sem uma estratégia de gestão documental certamente todos perderão muito tempo procurando as informações corretas e deixarão de perceber boas oportunidades de negócio.

Quando uma empresa implanta um eficiente sistema de gestão documental, imediatamente começa a perceber um aumento na produtividade e redução de custos, comprovando que essa é a base para a jornada de digitalização dos negócios.

Com a ajuda de um parceiro, a jornada de digitalização pode ser transparente e sem atrito, começando com a implantação de políticas que irão nortear o gerenciamento de documentos e analisar os processos. Em seguida, é necessário escolher a solução mais adequada e realizar todos as customizações necessárias para que o sistema atenda a todas as necessidades da empresa.

Sem a ajuda de um parceiro, as empresas correm o risco de simplesmente tentar replicarem os processos baseados em papel nos processos digitais. E a nossa experiência aponta que o que funciona no papel não necessariamente funciona em formato digital. Os processos atuais precisam ser analisados e entendidos para serem otimizados e transferidos para o meio digital. Afinal, o objetivo é automatizar processos e ganhar mais eficiência.

E, por fim, é preciso acompanhar todo o processo de digitalização, indexação e entrada dos documentos no sistema, junto com os usuários, que devem ser incluídos desde o início no projeto da jornada de digitalização, para que eles consigam acessar as informações com agilidade e segurança.

A jornada de digitalização e a consequente implantação de um sistema de gestão documental são apontadas como fundamentais para melhorar os resultados das empresas, economizando tempo e dinheiro, aumentando a produtividade e, principalmente, implantando uma nova maneira de trabalhar e uma cultura de colaboração, fundamentais para manter a competitividade dos negócios no atual ambiente econômico.

*Diretor de tecnologia e produtos da Access