Sobrecarga digital prejudica produtividade no trabalho híbrido

A popularização do trabalho híbrido nos anos da pandemia de Covid-19, entre 2020 e 2022, trouxe uma onda de fragmentação digital que leva à sobrecarga dos trabalhadores. Uma pesquisa da Read AI com profissionais brasileiros revela que a maioria dos trabalhadores alterna constantemente de contexto ao longo do dia: 80% mudam de plataforma conforme o projeto, enquanto 75% transitam entre aplicativos para se comunicar com diferentes equipes. Além disso, 74% ainda precisam acessar CRMs e planilhas além dos canais de comunicação. O resultado é um ambiente de trabalho marcado pela sobrecarga de ferramentas, em que a produtividade se perde entre abas e silos de dados.

De acordo com o cofundador e CEO da Read AI, David Shim, a volta das empresas ao modelo presencial para incentivar as interações informais e o engajamento em tempo real que acontecem naturalmente no escritório visa ajudar a evitar lacunas de informação. Essa iniciativa, porém, não tem atingido os resultados esperados e o excesso de informações não tem se traduzido, necessariamente, em uma comunicação eficiente e confortável para os trabalhadores. A Read AI é um dos principais assistentes de reunião e produtividade baseados em inteligência artificial, que adiciona um milhão de novos usuários por mês.

“Os líderes também estão explorando modelos híbridos, agora apoiados por ferramentas de colaboração mais avançadas. O que estamos vendo, e nossa pesquisa mais recente confirma isso, é que os trabalhadores estão sobrecarregados com informações digitais. Oito em cada dez trabalhadores brasileiros dizem que estão constantemente alternando entre plataformas dependendo do projeto e três em cada quatro estão alternando entre aplicativos apenas para conversar com diferentes equipes. Cada vez que você muda de contexto, atrasa as decisões, duplica o trabalho e deixa informações escaparem. O desafio urgente hoje é, portanto, como eliminar efetivamente essas experiências fragmentadas e as ilhas de conhecimento que elas naturalmente criaram”, explica.

O estudo também mostra como os canais estão cada vez mais dispersos. 65% dos profissionais utilizam tanto o computador quanto o celular corporativo, sendo que metade usa ambos para ler e responder e-mails. Entre as atividades realizadas em mais de um dispositivo: 42% gerenciam agendas e compromissos, e 40% registram tarefas em mais de um sistema. Até mesmo as comunicações rápidas são fragmentadas – metade alterna entre celular e computador para mensagens instantâneas.

Ferramentas desconectadas travam decisões e reforçam a busca por soluções unificadas

Essa constante troca de contextos é agravada por falhas tecnológicas: 48% dos entrevistados afirmam que algumas plataformas são lentas ou travam com frequência, enquanto 44% dizem depender de diversos aplicativos que não se integram entre si. Nesse cenário, cada mudança de contexto pode atrasar decisões, fragmentar informações e gerar retrabalho.

Nesse sentido, o trabalho do comprador de tecnologia é implementar ferramentas que ajudem as equipes a trabalhar melhor hoje e, ao mesmo tempo, garantir que todo esse conhecimento e esses dados estejam protegidos e acessíveis no futuro.

Segundo o executivo, o custo deixou de ser uma barreira, inclusive para as pequenas empresas, e é possível obter um bom retorno sobre o investimento sem um grande investimento de tempo ou capital. Existem diversas opções gratuitas ou com preços acessíveis e muitas das melhores ferramentas já vêm com integrações prontas para uso. O mais importante para pequenas empresas é escolher soluções que funcionem em conjunto e que possam ser escaladas conforme o crescimento, evitando ficar presas a vários aplicativos desconectados que só geram sobrecarga digital.

“Não se trata apenas de resolver problemas imediatos, mas de fazer apostas inteligentes que continuarão a dar frutos à medida que novas tecnologias forem surgindo. As perguntas-chave devem ser, esta plataforma se integra perfeitamente com o que já usamos? Ela realmente impulsionará os resultados ou apenas criará mais atrito? Ela consegue ser escalável e adaptável conforme nossas necessidades e a tecnologia evolua? O comprador de tecnologia precisa analisar criteriosamente onde os fluxos de trabalho falham e escolher soluções que preencham essas lacunas, evitando o retrabalho e criando um ecossistema conectado e resiliente, no qual a informação flua e as equipes possam se concentrar no que realmente importa”, ensina.

A necessidade de uma inteligência unificada levou a Read AI a desenvolver o Operator, novo sistema multiplataforma criado para conectar e analisar todas as conversas em desktops, dispositivos móveis e ambientes presenciais. O objetivo é conectar a inteligência dos funcionários, independentemente de onde as conversas aconteçam, criando uma base de conhecimento centralizada capaz de apoiar a colaboração individual e em equipe e evitando a sobrecarga digital.

“O último ano foi a fase de imaginação da IA, com equipes adotando todos os tipos de ferramentas para se destacarem. Mas o excesso de ferramentas e a constante troca de contextos também contribuem para o esgotamento e a fadiga mental. Isso não é sustentável e a solução é simplificar. Em vez de adicionar complexidade, as empresas podem usar ferramentas que otimizem as operações e o compartilhamento de informações, independentemente da plataforma, diminuindo assim a sobrecarga digital. Simplifiquem as reuniões e deem às pessoas o espaço necessário para se dedicarem a trabalhos que exigem concentração. Ao facilitar a conexão entre as equipes, você promove a saúde mental e torna sua empresa um lugar onde as pessoas encontram sucesso, satisfação e onde queiram trabalhar”, aconselha o CEO da Read AI.