Digitalização das prefeituras reduz tempo nos processos e traz produtividade

As prefeituras têm encontrado na digitalização dos processos uma forma de solucionar o problema de aumento das despesas com servidores, ultrapassando os limites constitucionais, enquanto a demanda pelos serviços aumenta.

De acordo com o levantamento feito pela Confederação Nacional de Municípios (CNM), 14%, ou 691 municípios no País, estão com o limite de pessoal estourado, ou seja, estão com o percentual dos gastos com o pessoal superior a 54% da sua receita corrente líquida (RCL), limite exigido pela Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF). Outros 696 deles se encontram em situação emergencial, ou seja, estão com gastos entre 51% e 54% da RCL, e 764 em alerta, com os gastos entre 48,6% e 51,3%. 

Apesar da maioria (57%) estar dentro do esperado pela LRF, todas as categorias de desempenho dos gastos analisadas dos relatórios fiscais das prefeituras apresentaram deterioração dos indicadores de gasto com pessoal. De acordo com o levantamento, “o cenário de piora das contas municipais é generalizado, visto o aumento dos municípios que já comprometeram mais de 90% dos seus limites da lei de responsabilidade com pessoal.

Parte da crise fiscal dos municípios, que em 2023 já somava déficit de R$ 16,2 bilhões em todo o País, é explicada pela redução no ritmo de crescimento das receitas e pelo aumento expressivo das despesas públicas. Só no ano passado, 49% das cidades fecharam o ano com déficit, ou seja, a receita foi insuficiente para cobrir as despesas, sobretudo, do custeamento da máquina pública. 

Entre 2022 e 2023, houve crescimento de 14,8% da despesa dos municípios. A maior expansão foi no custeio da estrutura pública, com alta de R$ 48,9 bilhões. Na sequência, as despesas com pessoal, que se elevaram em 13,2% no período (R$ 47,6 bilhões), situação que levou a quase metade dos municípios a se enquadrarem, em 2023, nos limites de alerta, prudencial e máximo da RCL com gastos de pessoal.

O cenário acendeu um sinal de alerta entre os executivos e tem alavancado, ainda que de modo tímido, a modernização dos processos e gestão municipais, em busca de maior competitividade e produtividade. Levando a digitalização das prefeituras.

É o caso da Prefeitura de Patos de Minas, no Alto Paranaíba. Quando assumiu o município, em 2020, o prefeito Luiz Eduardo Falcão (Novo) optou por manter o processo de modernização que o governo anterior havia iniciado. “Nossa gestão foi quem realmente experimentou a digitalização e estamos colhendo os frutos”, disse.

Há três anos e meio, a Prefeitura conta com a plataforma Aprova, presente em 15 municípios mineiros, que automatizou mais de 50 processos da gestão municipal. De acordo com o Falcão, nesse período, foram tramitados mais de 250 mil processos e estão ativos mais de 85 mil usuários entre servidor e cidadão, reduzindo tempo, trazendo agilidade e modernização para os processos. A estimativa é que com a plataforma, a prefeitura tenha economizado 26 milhões de litros de água com a redução do consumo de papéis e evitado os gastos de R$ 3 milhões.

“Quando assumimos a prefeitura, os gastos com o pessoal estava em 45%, já conseguimos reduzir este índice em função da produtividade. A Prefeitura precisa fazer o máximo com o mínimo em tudo que puder. Não é economizar para falar que gastou menos, mas para poder investir naquilo que a população mais espera, como a saúde, a educação e a infraestrutura”, diz o prefeito.

Digitalização das prefeituras reduz carga sobre os servidores

Outro município que tem beneficiado com a plataforma é Varginha, no Sul de Minas. O diretor administrativo da Aprova, Gabriel Arcari, conta que em um único processo para liberar um alvará de construção, por exemplo, em que se fazia necessária a participação de 11 servidores, a automatização tem permitido o atendimento único. “A plataforma já bloqueia automaticamente cerca de 50% de processos que entrariam para o servidor analisar. Assim, tira a sobrecarga do servidor, liberando-o para outras atividades”, explicou. Com a automação de processos, mais de 80% dos pedidos da população estão sendo resolvidos em menos de um mês por apenas um servidor.