Implantação do eSocial altera relação com o governo

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi instituído para que empregadores comuniquem ao governo, de forma unificada e por meio de transmissão eletrônica, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

De acordo com o portal eSocial, os dados coletados irão compor um banco de dados único que abrangerá mais de 40 milhões de trabalhadores e contará com a participação de mais de 8 milhões de empresas, além de 80 mil escritórios de contabilidade.

Marcelo Lima, diretor da Domingues e Pinho Contadores, esclarece que, embora não tenha sido acompanhado por mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, o sistema altera, significativamente, a forma como as empresas se relacionam com o governo. Isso em um ambiente eletrônico em que o cruzamento de dados é o grande recurso do Fisco para mapear falhas e inconsistências.

Na avaliação do especialista, este momento exige que os negócios desenvolvam uma nova estrutura de trabalho e estabeleçam uma nova cultura organizacional.

As informações devem ser prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos. Cada evento possui um leiaute específico e deve ser remetido observando uma sequência lógica.
Os eventos iniciais identificam o empregador e contêm dados básicos de sua classificação previdenciária e de sua estrutura administrativa.

Os eventos tabelas complementam a estrutura da base de dados com uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos.
Os eventos não periódicos: não têm uma data exata para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador (admissão, alteração de salário, desligamento, entre outros).

Nos eventos periódicos, a ocorrência tem periodicidade definida. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração e de outros fatos geradores de contribuições trabalhistas e previdenciárias.

No ambiente do eSocial, os eventos são identificados por códigos “S”, cada um relativo a um registro específico. Cada evento “S” é também um arquivo único, que deve ser apresentado de acordo com a sua ocorrência e prazo determinado pelo sistema.

Prazos – O grande impacto na alimentação da base de dados, no dia a dia das empresas, fica por conta dos eventos não periódicos. Os setores responsáveis pela transmissão das informações devem estar atentos aos prazos, já que as multas e penalidades por atraso ou não apresentação podem ser pesadas.

“Cabe destacar que esses são os prazos para envio das informações ao ambiente do eSocial. Portanto, se a empresa terceiriza este trabalho de processamento e transmissão, deve-se considerar ainda o tempo de trâmite entre a contratante e contratada, de maneira que o cumprimento das exigências na data limite possa ser mantido”, alerta Marcelo Lima.

O eSocial amplia a necessidade das empresas trabalharem de forma organizada e alinhada diante do volume de informações e procedimentos envolvidos. “Processos que antes ficavam pulverizados entre setores distintos precisam ser revistos e a cultura interna precisa ser repensada para que as informações possam estar integradas, de forma que sejam geradas com precisão, em acordo com os padrões e prazos da plataforma”, explica o diretor.

Com o eSocial, informações que antes eram mensais passam a ser informadas pontualmente, com o fato gerador. Assim, um dos grandes desafios para as empresas é construir uma forma de atuação que lhes proporcione agilidade e a interligação de áreas anteriormente não integradas.

“A nossa experiência assessorando centenas de clientes mostra que capacidade técnica e conhecimento da legislação também são diferenciais neste momento. Quem investe na qualificação e conscientização da equipe alcança melhores resultados nesse projeto”, avalia.