As notas fiscais das empresas podem ser rejeitadas a partir desta segunda-feira (3); entenda o motivo

A partir desta segunda-feira (3), empresas que atuam no regime de lucro real e lucro presumido passam a ser obrigadas a adequar dez tipos de documentos eletrônicos ao novo modelo de emissão de documentos fiscais proposto pela Reforma Tributária. O cronograma foi publicado pela Receita Federal (RF) e pelo Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) na última quinta-feira (30). As empresas optantes pelo Simples Nacional terão que aderir às mudanças a partir de janeiro de 2027.

Com a alteração, nesta segunda-feira já será obrigatório informar os valores de IBS e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) para as seguintes notas:

• Bilhete de Passagem Eletrônico;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços;
• Declaração de Conteúdo Eletrônica;
• Guia de Transporte de Valores Eletrônica;
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais;
• Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica;
• Nota Fiscal Eletrônica; Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica; e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica de Exploração de Via.

Embora a alíquota aplicada nesta fase seja apenas de 1%, distribuída entre 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, a obrigatoriedade da informação já passa a valer integralmente. Na ausência dessas informações, a nota fiscal será rejeitada automaticamente, impedindo o faturamento da empresa.

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Especialista alerta para impactos imediatos da mudança

Para o advogado tributarista e diretor de Negócios do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), Carlos Pinto, muitas empresas ainda acreditam que a Reforma Tributária só produzirá efeitos a partir de 2027. Na prática, essa percepção pode gerar sérios problemas operacionais.

“O primeiro efeito real da Reforma Tributária não será uma nova alíquota. Será a nota fiscal que deixa de ser autorizada porque o sistema da empresa não está preparado”, destaca.

O diretor do IBPT também reforça que um dos maiores equívocos das organizações é acreditar que a adequação ao novo momento depende exclusivamente da área contábil. Ela envolve diretamente os sistemas de gestão – Enterprise Resource Planning (ERP) -, os emissores de notas fiscais e a parametrização correta dos produtos.

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Cada item comercializado deverá possuir sua classificação tributária devidamente configurada, especialmente o campo cClassTrib (classificação tributária), previsto nas novas especificações técnicas.

Carlos Pinto esclarece que uma conversa de poucos minutos com a equipe de Tecnologia da Informação (TI) ou com o fornecedor do ERP pode evitar paralisações importantes na operação da empresa.

Cronograma prevê implementação gradual

Já o presidente do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), Rodrigo Soares, afirma que é fundamental as empresas se adequarem à normativa para evitar multas e penalidades. “A medida traz maior previsibilidade para empresas, desenvolvedores de sistemas e profissionais da contabilidade, que terão novos prazos para adequar processos e ferramentas às regras”, completa.

A publicação da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS também lista os documentos que serão obrigatórios até janeiro de 2027. O calendário considera a especificidade dos diversos setores econômicos envolvidos, a necessidade de adequação dos sistemas emissores e a realização de testes prévios pelos contribuintes. Os órgãos afirmam que até meados deste mês será divulgado o cronograma de disponibilização dos ambientes para emissão dos documentos fiscais.