Informe de Rendimentos 2026: fim da DIRF exige atenção redobrada das empresas

Com a extinção da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) neste ano, o Informe de Rendimentos do Imposto de Renda passa a ser baseado em duas obrigações acessórias já existentes, eSocial e EFD-Reinf, que se tornaram as fontes oficiais de dados para a Receita Federal.

A mudança eleva o perigo de falhas operacionais e riscos fiscais. É o que aponta o coordenador da pós-graduação em Gestão Tributária da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), Maurício Lopes da Cunha.

“Essa mudança altera completamente a lógica de geração do documento mais aguardado pelos trabalhadores. O que muitas empresas ainda não perceberam é que erros cometidos ao longo de 2025 já contaminaram o informe entregue em 2026”, afirma o especialista.

Como era e como ficou o informe com o fim da DIRF

Até o exercício de 2025 (ano-base 2024), as empresas preenchiam a DIRF como forma de consolidar rendimentos pagos e retenções efetuadas. Com a extinção da obrigação, o Informe de Rendimentos passa a ser gerado automaticamente por meio do cruzamento das informações enviadas ao longo do ano para o eSocial e para a EFD-Reinf.

Enquanto o primeiro registra eventos trabalhistas, como folha de pagamento, férias, 13º salário, rescisões e demais remunerações de empregados e contribuintes individuais, o segundo registra pagamentos feitos a pessoas físicas sem vínculo empregatício, como prestadores autônomos, incluindo retenções de IR e INSS. Dentro dela, o evento R-4000 concentra pagamentos a pessoas físicas, incluindo lucros distribuídos e juros sobre capital próprio.

Erros mais comuns que podem levar à malha fina

Entre os erros mais frequentes, o especialista aponta:

• Divergência de valores: quando remunerações são pagas em um mês e registradas com atraso ou no período errado;
• CPF incorreto ou ausente: dificultando a vinculação do rendimento ao beneficiário;
• Retenções omitidas ou calculadas de forma equivocada: especialmente IR sobre autônomos e INSS sobre serviços;
• Classificação incorreta do tipo de rendimento: afetando como o valor aparece na declaração do contribuinte.

Checklist: o que as empresas devem ter atenção

O professor aponta que departamentos de RH, contabilidade e de folha de pagamento revisem pontos críticos que costumam gerar inconsistências:

• Dependentes na folha: conferir CPF e incidência correta no IRRF, além do envio correto ao eSocial;
• Dependentes pensionistas: revisar regras de rateio e valores efetivamente pagos;
• Plano de saúde, reembolsos e previdência complementar: registrar sempre na rotina específica do sistema, evitando lançamentos diretos no holerite;
• Desconto simplificado: checar parametrização correta no sistema de folha;
• Conferência antes da transmissão: revisar valores gerados antes do envio ao eSocial e à EFD-Reinf.

Empresas podem ser multadas em caso de erros e atrasos

No caso da EFD-Reinf, as multas podem ocorrer em situações como atraso, erro ou omissão de informações:

• Atraso na entrega: multa de 2% ao mês sobre o total dos tributos informados, mesmo que já estejam quitados, limitada a 20%. O valor mínimo é de R$ 500,00;
• Informações incorretas ou omitidas: multa de R$ 20,00 para cada grupo de 10 dados incorretos ou faltantes.

A empresa ainda conta com reduções previstas caso o erro seja corrigido antes da notificação formal, bem como há um regime diferenciado para micro e pequenas empresas.

Impactos na área trabalhista e previdenciária

No caso de dados previdenciários incorretos ou omitidos, as multas podem variar de R$ 636,17 a R$ 63.617,35, dependendo da gravidade e do porte do empregador. Falhas em registros trabalhistas, como admissão, remuneração ou alterações contratuais, podem gerar multa de R$ 402,53 por empregado, com possibilidade de duplicação caso a irregularidade seja identificada primeiro pela fiscalização.

Como o trabalhador pode consultar o Informe de Rendimentos

Há três caminhos principais para o colaborador que não recebeu o documento:

• Portal e-CAC: com acesso direto à base da Receita Federal;
• SouGov.br: para servidores federais e pensionistas do regime federal;
• Sistema interno da empresa: por meio do RH ou da contabilidade, com base em relatórios extraídos do eSocial e da EFD-Reinf.

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