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Felipe Pires* e Natália Godoy**

Há cerca de 30 dias, lançamos o livro “8 Passos da Excelência”, metodologia própria desenvolvida pelo Aquila e já aplicada e testada nos mais diversos segmentos, no Brasil e em mais 18 países em que atuamos.

Hoje, nos deparamos com um cenário de completa incerteza. Por isso, buscamos inspiração nessa metodologia, a qual julgamos tão efetiva e poderosa para ajudar as organizações e líderes a enfrentar esse momento difícil que o mundo atravessa.
Os 8 Passos da Excelência no contexto da crise podem ser assim descritos:

Passo 1 – Ambição

Quando pensamos em Ambição no cenário de crise, a primeira coisa que vem à mente para a maior parte das empresas e famílias é a sobrevivência. Como vamos sobreviver nos próximos três meses?

Nesse ambiente, é preciso ter muita serenidade, confiança e otimismo, para olhar atrás das montanhas e buscar os caminhos. Vemos negócios desmanchando, milhares perdendo empregos, hospitais lotados e preparando-se para o pior. Apesar disso, precisamos encontrar forças, otimismo e energia para nos reinventarmos, TODOS. Não há empresa ou pessoa que passará por esse momento e continuará sem algum tipo de transformação.

Por isso, diante de todo esse contexto, é preciso redefinir a sua ambição.
Para construir esse novo futuro, será preciso olhar para o presente da empresa (fluxo de caixa, faturamento, custos e despesas), bem como para as medidas provisórias e decretos dos governos federais, estaduais e municipais e as análises macroeconômicas divulgadas. E isso exige velocidade!

Nesse cenário, a ambição de curto prazo das empresas pode ser:

  • Empresas com drástica redução de atividades ou paralisação total: conseguir manter o negócio vivo até o final da quarentena;
  • Empresas com moderada redução de receitas em função da crise ou com expectativa de retração nos próximos meses: manter os clientes e proteger o caixa;
  • Empresas que tiveram incremento significativo na demanda em função da crise: adaptação rápida das operações para suprir a demanda, garantir o abastecimento, atender os novos clientes com qualidade e fortalecer o caixa.

E essa ambição precisa ser traduzida em iniciativas estratégicas, as quais, em função do cenário vivido, podem ser:

  • Garantir a saúde e a renda dos profissionais da empresa;
  • Capturar as oportunidades que se apresentam para transformar o seu negócio;
  • Promover a inovação;
  • Antecipar o lançamento de produtos;
  • Obter novas fontes de receita;
  • Desenvolver os profissionais (treinamento e desenvolvimento);
  • Acelerar projetos estruturais antes engavetados;
  • Renegociar endividamento para garantir a liquidez;
  • Desfazer de ativos que não geram retorno;
  • Adquirir ativos em condições mais atrativas.

Independentemente do cenário em que a empresa se encontra, nesse momento, a única coisa que não recomendamos é esperar para ver o que vai acontecer. Se optar por esse caminho, a chance do fracasso, de ser engolido, de ficar pelo caminho ou mesmo ignorado pelo mercado e clientes é enorme.

Passo 2 – Governança

Em um cenário de crise, dois caminhos importantes relativos à Governança se fazem necessários para a condução da estratégia (definida no Passo 1):
Criar um Comitê de Crise com equipe multifuncional, o qual irá dar as diretrizes e propor as iniciativas e ações;

Empoderar times de trabalho (startups operacionais) com menos formalidades e hierarquia para a busca de soluções rápidas. Essas startups ficarão a cargo da implementação das iniciativas estratégicas (Passo 5 – Qualidade Técnica).

Além disso, não podemos esquecer da figura do árbitro. Ele homologa as iniciativas propostas e o retorno esperado de cada uma delas. Ele tem um papel importantíssimo dentro da Governança.

Vale destacar que, nesse momento, o cargo, a formação, a preparação para assumir responsabilidades fica em segundo plano. Aqueles que arregaçarem as mangas, tiverem inteligência emocional, vontade de fazer a diferença e mostrarem sua contribuição, poderão dar saltos interessantes em suas carreiras.

Passo 3 – Evidências

Mesmo na crise, é preciso buscar dados, por mais incertos e imprecisos que sejam, para sustentar as ações. Uma ferramenta interessante nesse momento para organizar as ideias e definir prioridades de ataque é uma Matriz de Riscos com probabilidades e impactos atribuídos a cada ocorrência. Ela será um bom norteador para o Plano de Contingência (parte importante do Passo 4 – Produtividade).

Aqui acontece uma mudança importante de timing. Os dados e cenários estão mudando muito rapidamente. Então, não adianta querer olhar para o passado e nem para um futuro muito distante.

É preciso estar atento e monitorar diariamente os números relevantes para o negócio. Indicadores antes analisados semanalmente ou mensalmente passam a ser olhados, na lupa, diariamente. Em 30 dias, qualquer negócio pode ter o seu fim decretado por se tornar inviável (pela ausência de clientes ou por não ter fôlego financeiro para um período de baixa).

Além dos números, para embasar as decisões, é preciso fazer uma análise atenta da cadeia de valor da empresa e dos seus stakeholders.

Sobre a cadeia de valor, é preciso, para focar a atuação, mapear quais serão os processos mais afetados durante a crise: a compra, a armazenagem, a distribuição, a transformação ou a venda?

Por sua vez, quanto aos stakeholders, é preciso entender o comportamento de cada um deles diante desse cenário de crise. Abaixo, alguns dados dessas partes interessadas do sistema que podem ser úteis para a tomada de decisão:

  • Curva de contaminação e efeitos nos colaboradores;
  • Curva de contaminação e efeitos nos clientes;
  • Alternativas trabalhistas;
  • Alternativas tributárias;
  • Alternativas financeiras;
  • Movimentos dos concorrentes.

Passo 4 – Produtividade

Nesse passo, vamos falar de entregas, de FOCO. Novos indicadores, novas entregas, novos prazos, velocidade de resposta antes inimaginável. Mudanças de comportamento de compra, desafios estruturais que requerem planos de resposta rápido sem a possibilidade de um amplo e detalhado planejamento.

Os métodos ágeis aqui são muito bem-vindos: Design Sprint, Design Thinking, SCRUM, Lean Startup, Kanban, Kaizen, entre outros.

Um bom Plano de Contingências ou um Plano de 100 dias é um produto a ser produzido inevitavelmente. Deve ser algo bem dinâmico e atualizado quase que diariamente. Pode-se usar o tradicional 5W1H ou mesmo o 3W1H para agilizar as tratativas. À medida que o risco se materializa, os planos já estão pensados e os atores designados entram em ação mais rapidamente, pois se organizaram para tal.

Como citado no Passo 1 – Ambição, também é preciso ter um time trabalhando para o horizonte além de 100 dias. Como será o Novo Normal para o qual devemos nos preparar uma vez passada a crise? Quais as tendências que tendem a ficar? Quem serão os meus clientes? O que muda no meu negócio e não voltará a ser como antes? Qual é a minha nova realidade para o Novo Normal (Faturamento, unidades, volumes, colaboradores, etc).

Passo 5 – Qualidade Técnica

A pergunta que norteia esse passo na Metodologia é: nosso time é capaz? Faz-se necessário nesse momento um cuidado mais que especial com o time: cuidado com a saúde física e mental. Todos estamos passando por mudanças bruscas na rotina de trabalho, seja com home office, seja atuando in loco, onde não é possível o trabalho remoto.

A pressão sobre as pessoas é muito grande e nem todos estão preparados para ela. Por esse motivo, o papel do líder é muito importante nesse momento. Aconselhamento, transparência e proximidade (mesmo que seja à distância) podem garantir um resultado melhor para a equipe e a empresa.

Além disso, nesse passo, para implementar as ações e diretrizes propostas pelo Comitê de Crise, recomenda-se que sejam formadas as startups operacionais, ou seja, equipes multidisciplinares, compostas por um líder, pessoas com conhecimento técnico e com conhecimento de gestão, que trabalham metodologicamente para o alcance de um objetivo específico.

Passo 6 – Disciplina

No tema Disciplina, novos fatores se apresentam.

Primeiramente, é preciso implementar a Sala de Guerra, ou seja, reunião diária realizada pelo Comitê de Crise, cujo objetivo é acompanhar os indicadores relevantes para o negócio, a implementação das ações propostas e a elaboração de novas, quando necessário. A ideia aqui, diante do cenário incerto e das constantes mudanças, é tomar decisões rápidas e assertivas, à medida que os problemas e oportunidades aparecem.

Além disso, devemos continuar firmes com os Rituais de Gestão. Como mantê-los de forma remota e sem aglomerações? Muda-se o formato, a frequência, a quantidade de participantes, mas ele não pode se perder, esses ritos permanecem indispensáveis.

Outro desafio é conseguir um tempo das equipes para conduzir melhorias em meio ao caos, em que todos estão apagando incêndio. É preciso se organizar para isso. Muitas novas ideias antes deixadas em segundo plano tendem a sair do papel no momento de dificuldade, e, por incrível que pareça, até melhores e mais rápidas.

Passo 7 – Retorno

E como medir o que está dando certo e o que não está? Como salvar o orçamento de 2020 ou parte dele? A cada uma das iniciativas de melhoria e manutenção de resultados deve ser atribuída uma métrica e ela deve ser acompanhada diariamente.

Exemplo: Impactos na redução de gastos, impactos em aumento de receitas, impacto em fidelização de clientes, impactos em aumento de liquidez, impactos em redução de custo de dívida, impactos em produtividade e competitividade, impactos em retenção de talentos, impactos em ações sociais, entre outros aspectos.

Passo 8 – Transparência

Para finalizar com chave de ouro, tudo aquilo pensado, debatido e todas as decisões tomadas precisam ser compartilhadas com a equipe de forma extremamente profissional e transparente. Certamente haverá notícias difíceis, como redução de empregos e salários, mas, se bem comunicadas, podem amenizar o efeito negativo e motivar aqueles que permanecem na busca da sobrevivência e melhoria das organizações.

Vamos seguir em frente com muito profissionalismo, muita responsabilidade e acima de tudo muita fé de que em breve estaremos usando esses 8 Passos para jornadas de crescimento e recuperação das empresas e do nosso País.

Se desejarem mais informações sobre os oito passos, entre em contato com os autores nos e-mail’s felipe.pires@aquila.com.br e natalia.godoy@aquila.com.br. A metodologia aqui descrita está baseada no livro “8 Passos da Excelência”, obra de autoria de Raimundo Godoy, Felipe Pires e Natália Godoy.

*Consultor sócio do Aquila, Gerente de projetos, graduado em Administração pela UFMG com Especialização em Finanças pela FDC e formação em coaching pelo IBC. Atua há 15 anos em consultoria de gestão para organizações de mais de 30 segmentos no Brasil, Peru, Colômbia, Europa e Austrália. É especialista em: Planejamento estratégico, Excelência Comercial e Gestão de Gastos.
**Consultora sócia do Aquila, Gerente de projetos, graduada em Direito pela Faculdade de Direito Milton Campos e Letras pela UFMG. Atua há 09 anos em consultoria de gestão para organizações de vários segmentos. É especialista em: Inteligência competitiva para empresas; Excelência Comercial; Matricial Integrado; Gestão de Processos e Governança Corporativa.