Reforma tributária: como médias empresas devem se preparar

As médias empresas não estão atrasadas na preparação para a reforma tributária, mas seguem um ritmo mais lento do que as grandes companhias, que contam com times fiscais mais robustos e qualificados. A avaliação é de Alessandra Brandão, sócia coordenadora da área de Direito Tributário do Marcelo Tostes Advogados, com atuação especializada desde 1996, pós-doutora em tributação internacional pela Universidade de Bolonha (Itália) e professora de direito tributário e financeiro na PUC Minas. Para ela, o maior risco atual não está na parte operacional (a emissão de documentos fiscais), que já avança bem, mas na falta de integração entre gestão e área fiscal nas empresas de médio porte, especialmente quando o assunto é aproveitamento de créditos tributários.

Segundo ela, a providência mais urgente é revisar contratos, fornecedores e a política de preços, já que não será possível simplesmente repassar aumentos de carga tributária ao cliente. Alessandra também alerta para o risco de tratar a recuperação de créditos como forma de financiar a adaptação à reforma, chama atenção para o impacto no fluxo de caixa durante a transição, quando dois sistemas tributários vão coexistir, e desmonta um dos principais equívocos em circulação: o de que uma eventual mudança de governo adiaria a reforma. Confira a entrevista completa a seguir.

As médias empresas estão realmente mais atrasadas na preparação para a reforma do que as grandes companhias? O que explica essa diferença?

Considerando a experiência com empresas de grande e médio porte, não é correto dizer que as médias estão atrasadas: elas estão em um ritmo diferente. Elas não enxergam a mesma urgência que as grandes companhias nesse processo, e isso se explica pela estrutura interna: as grandes empresas têm times fiscais e tributários mais robustos, com profissionais mais qualificados, porque já precisam ter maior cuidado com as obrigações tributárias e prestar contas a mais instâncias (investidores, reguladores, etc.).

As médias empresas, por sua vez, costumam ter equipes fiscais menores, mais voltadas ao cumprimento pontual de obrigações e à emissão de documentos do que a um histórico de reflexão e planejamento tributário do negócio.

Já as pequenas empresas, em geral optantes pelo Simples Nacional, não sofrem mudanças diretas relevantes na forma de tributação, mas ainda assim precisam ter consciência do processo, porque a reforma pode impactar significativamente seus negócios em razão do crédito que geram (ou não) para quem compra seus produtos ou serviços. Uma empresa do Simples que vende principalmente para pessoa jurídica, por exemplo, precisa se organizar diante desse cenário.

Quais providências deveriam ser tomadas imediatamente pelas empresas que ainda não iniciaram a adaptação?

A providência mais urgente é a revisão de contratos. Há uma crença equivocada de que basta incluir uma cláusula genérica prevendo que eventuais aumentos na carga tributária sejam repassados ao cliente: isso não vai funcionar dessa forma tão simples.

O que é realmente urgente é revisar as mercadorias, serviços e insumos adquiridos, para definir como tratar cada fornecedor e o que a empresa está disposta a absorver. É preciso também avaliar se o negócio permite aumento de margem ou de preço, já que muitos setores e clientes não aceitam repasse de preço, e empresas com carteira de clientes pequena têm menos poder de negociação, tendo que reduzir a própria margem e repensar custos.

Portanto, o mais urgente é verificar a base de clientes e a estrutura de custos para saber se o negócio suporta o impacto e, a partir disso, simular como ficará a carga tributária em comparação com a atual.

Quais serão os principais impactos da CBS e do IBS sobre as empresas de médio porte?

Não há como responder de forma genérica: o impacto depende do negócio. Empresas são muito diferentes entre si: algumas têm poucos clientes, outras muitos; algumas dependem mais de mão de obra, outras menos; os custos variam de empresa para empresa. O erro é acreditar que existe uma resposta padrão sobre o impacto, mesmo separando por porte (pequena, média ou grande). Qualquer avaliação genérica e padronizada deve ser vista com desconfiança, pois para saber o real impacto é preciso conhecer o negócio específico.

Um exemplo concreto: há empresas que terão redução de carga tributária e empresas que terão aumento. Não existe uma tendência única.

Que mudanças precisarão ser feitas nos cadastros, contratos, sistemas de gestão e procedimentos fiscais?

Haverá uma mudança muito grande nos documentos fiscais emitidos pelas empresas. Já existe uma nova nota fiscal eletrônica em formato atualizado, que exige classificação documento por documento, e essa adequação é urgente: desde o dia 3 de agosto, as empresas já precisam emitir documentos no novo formato, sob risco de autuação.

Muitas vezes o gestor ou dono da empresa não está totalmente a par dessas mudanças, mas o contador já está. As empresas que utilizam sistemas eletrônicos de gestão financeira e fiscal (ERP) estão conseguindo se organizar melhor, porque as fornecedoras dessas tecnologias estão atualizadas com as exigências e já atuam junto aos contadores para garantir o cumprimento da parte documental conforme a legislação determina.

Do ponto de vista operacional, tem-se observado uma adequação em massa das empresas às novas exigências documentais; a maioria não está descumprindo os novos sistemas de controle. O maior desafio, no entanto, está na questão do aproveitamento de crédito, que vai além do cumprimento operacional e fiscal de preenchimento de documentos: depende também de decisões de gestão. É justamente essa interface entre gestão e área fiscal que tem se mostrado deficitária nas empresas de médio porte.

Vale reforçar que a reforma não pode ser tratada apenas do ponto de vista fiscal, ou seja, do cumprimento de obrigações acessórias. É necessária uma interface séria com a gestão da empresa, já que envolve decisões que cabem ao dono do negócio. Sem essa consciência de que há decisões a serem tomadas, muitas vezes revendo acordos e práticas já estabelecidas, o impacto tende a ser muito maior, principalmente no fluxo de caixa, pois será necessário desembolsar valores não previstos para pagar os tributos.

Quais são os riscos de uma empresa chegar a 2027 sem concluir essas adequações?

O risco é um aumento absurdo da carga tributária. Em determinados casos, a alíquota pode saltar de um patamar como 3,65% para algo em torno de 9,21%, ou seja, quase três vezes mais. Isso gera uma redução gigantesca de margem e a empresa demora a se reorganizar para conseguir equilíbrio novamente, o que pode gerar sérios problemas financeiros.

Poderão ocorrer problemas na emissão de documentos fiscais, no aproveitamento de créditos ou no cumprimento das obrigações acessórias?

Na parte operacional (emissão de documentos), a adequação das empresas tem avançado bem, sem grandes falhas nos sistemas de controle. O ponto mais sensível é o aproveitamento de crédito, que exige mais do que o cumprimento fiscal-operacional: depende diretamente da integração entre a área de gestão e a área fiscal, algo ainda deficitário nas médias empresas.

Como a transição pode afetar o fluxo de caixa, a formação de preços e as margens das empresas?

O impacto no fluxo de caixa tende a ser significativo, pois as empresas precisarão desembolsar valores não previstos para pagamento de tributos. Isso pode gerar defasagem de preços, caso a empresa não consiga repassá-los, e forte alteração de margem.

Esse efeito não se limita ao período de transição: durante essa fase, dois sistemas tributários vão coexistir (o atual e o novo), o que, embora as medidas estejam sendo desenhadas para minimizar o impacto, exige cuidado redobrado das empresas para que o efeito seja o menor possível.

Ainda é possível recuperar ou aproveitar créditos de PIS/Cofins acumulados? Quais cuidados jurídicos e contábeis são necessários?

Sim, é possível recuperar créditos de PIS/Cofins, mas para que eles sejam efetivamente recuperados é necessária uma consolidação desses valores, de forma que fiquem claramente evidenciados e comprovados na contabilidade da empresa.

Existe um prazo crítico para a utilização desses créditos durante a transição?

Existe um prazo, mas ele depende do tipo de crédito, por isso é preciso fazer uma análise específica de cada crédito para se chegar a uma resposta objetiva sobre esse prazo.

Uma recomendação adicional: além dos créditos de PIS/Cofins, cuja regulamentação já está mais avançada, seria importante que também houvesse uma formalização dos créditos acumulados de ICMS.

É correto apresentar a recuperação de créditos como uma forma de financiar a adaptação à reforma ou essa relação exige cautela?

Tratar a recuperação de créditos como forma de financiar a adaptação à reforma é uma abordagem arriscada, porque hoje existe apenas uma gama reduzida de créditos que podem ser efetivamente recuperados com segurança.

Quais situações costumam gerar créditos tributários legítimos e quais interpretações podem aumentar o risco de autuação?

A linha entre um crédito tributário legítimo e uma situação arriscada depende do entendimento da jurisprudência sobre o tema. Muitas empresas especializadas em recuperação de crédito oferecem a possibilidade de recuperar valores que, na prática, têm decisões judiciais contrárias. Nesses casos, o risco é muito alto.

Uma análise realizada em 30 dias é suficiente para avaliar créditos, passivos, cadastros e sistemas de uma empresa de médio porte?

Depende totalmente do grau de organização da empresa. Se a empresa for bem organizada, com esses valores já delimitados e definidos nos balancetes e nas contas de fornecedores de forma adequada, sim, um prazo de 30 dias pode ser suficiente.

Quais documentos e evidências devem ser exigidos de uma consultoria antes de compensar ou solicitar a restituição de créditos?

É uma pergunta difícil de responder de forma objetiva e genérica, porque os documentos necessários variam conforme o tipo de crédito a ser recuperado. Situações envolvendo recuperação de crédito precisam ser analisadas e definidas com muita cautela, caso a caso.

O que ainda depende de regulamentação e impede as empresas de concluir o planejamento?

As questões que ainda dependem de regulamentação são pontuais e não impedem o planejamento das empresas. Com as informações já disponíveis hoje, já é possível fazer um planejamento tributário adequado. O que ainda está pendente não tem impacto relevante sobre esse planejamento.

Qual é o maior equívoco disseminado atualmente sobre a preparação para a reforma tributária?

O maior equívoco é acreditar que uma mudança de governo levaria ao adiamento da reforma. Isso é um erro grave, porque nenhum dos candidatos à Presidência da República se posiciona contra a reforma tributária: o que se discute são ajustes pontuais, que não têm relação direta com o planejamento que as empresas precisam fazer agora.